これまで「採用～入職直後」をスムーズに対応するための入職時体制の構築について説明してきました。

今回はその最終回、入職後のフォローアップ体制についてご説明します。

基本的に、ここまでお話ししてきたのは「いかにミスマッチを防ぐか」「いかに均質的な教育ができるか」、それを仕組み化するかがテーマでした。

どちらかというと、きちんとした仕組みを整備ししてしまえば、教育そのものが進めやすくなるというものでした。

今回お話ししたい、最後に実施していただきたいことは、どちらかというと仕組みを導入すると手間が増える、それでも大切だからこそ、是非、実施していただきたいというものになります。

具体的には、入職後定期的にフォローアップの面談を実施することです。

どれだけ体制を整備したとしても、人間は機械の様に全て思い通りに動くことはありません。

思うようにいかないことや、やはり現場での多少のギャップを感じ、悩むことも多くあります。

理念の浸透や定着率の向上を図っていく上では、入職当初に限らず職員の悩み・課題を共有し、伝わり切らなかった意図をきちんと伝えたり、問題を解決する手助けをすることを通じて、法人への理解を少しずつ深めていってもらうことが大切です。

面談のタイミングとしては入職後1週間、1ヶ月、2ヶ月、3ヶ月、6ヶ月とし、その後は半年ごとの定期面談に移行していきましょう。

時間としては30分程度、流れとしては、まずいきなり本題に入るのではなく、「仕事には慣れましたか？」「○○ができるようになりましたね」といった形で、まずは相手の近況について軽く会話をし、緊張をほぐしましょう。

その上で、

「○○さんが入職してから1週間経ったけど、何か困ったこととか、悩んでいることがあったら、しっかり解決していけるようにしたいと考えています。だから、ざっくばらんに話を聞かせてください」

という風に、面談の趣旨を説明しましょう。

面談の目的が指導ではなく、問題があったら一緒に解決していきたいから、と伝えるところがポイントです。

本題では、職場環境をどの様に感じているか、悩んでいること・困っていることはないか、伝えておきたいことはないかといった様に、主に相手の考えを引き出すことに注力します。

見解の相違があった場合は、法人としての考え方を丁寧に伝えましょう。

指導現場で実際に課題が発生している場合には、先輩職員に方向性を伝えなおすことも必要です。

いずれの場合も、早めに課題を発見し、早めに対処することが重要です。

基本的には、指導の場ではなく、お互いの意見をしっかりすり合わせをおこない、今後に対して前向きな話をしていくという場にしましょう。

面談の担当者が複数に渡る場合は「面談シート」などを整備して、面談の流れや各設問の意図や話し方、その解答の記入欄などを1枚のシートにまとめると良いでしょう。

これは、ある程度組織が大きくなった場合も有効です。

更なるフォローアップが必要と感じられる場合は、管理者などが追加で面談をおこなうようにしましょう。

さて、ここまで人事制度構築について、主に入職時体制についてお話ししてきました。

次回からは、職員様のキャリアアップを促進していくための教育制度についてお伝えしていきます。

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